練習三：陳述關鍵訊息
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 學習目標： |
‧學習擷取及陳述關鍵訊息。 |
| ‧掌握撰寫「起首」的技巧。 |
寫作指導
當喚起了受文者的注意後，第二項任務就是帶出關鍵的訊息，抓住受文者的印象，把重要的訊息率先告訴受文者。因此，通告類文書「正文」的「起首部分」尤為重要，它的功能是直接陳述關鍵訊息，讓受文者了解所知照的重要內容。
通告類文書的起首部分，一般包含以下訊息：
發文背景：簡述發出文書所涉及的事件、事務，交代撰文背景。
發文目的：說明發出文書的具體目的，例如知照結果、提出指示、陳述事件，等等。
受文者行動：指出受文者閱讀此文後應採取的行動。
以上訊息並不是所有通告類文書都必須包含，寫作時應根據實際需要，選擇哪些訊息是受文者必須注意和緊記的，然後把這些訊息放在首段。以下是一些典型的通告類文書的起首部分，都以「陳述關鍵訊息」為原則。
示例一
向投資者發送零售投資產品的資料
在目前的市況下，相信註冊機構經常接到已購入投資產品的客戶的查詢，希望了解其投資的最新情況。證券及期貨事務監察委員會（證監會）較早前曾發出通函，提醒所有受規管人士（即持牌法團及註冊機構）應更積極地回應客戶的關注。尤其受規管人士有責任：……
（來源：香港金融管理局，10/12/2008）
簡述了事件的「背景」：目前市況、接到客戶查詢。
指出了受文者閱讀此文後應採取的「行動」更積極地回應客戶的關注。
示例二
股東週年大會通告
茲定於二零一零年五月六日（星期四）中午十二時正假座香港九龍紅磡德豐街二十號九龍海逸君綽酒店（前稱海逸酒店）一樓大禮堂舉行股東週年大會，討論下列事項：………
（來源：香港電燈有限公司，7/4/2010）
交代了發出文書的具體「目的」：知照受文者舉行股東週年大會的決定。
示例三
香港戲劇協會支持
回歸舞台CROSSOVER全人藝動 「人民英雄」籌款演出
回歸舞台CROSSOVER全人藝動 「人民英雄」籌款演出
香港戲劇協會支持藝術團體「全人藝動」於今年7月第二次到青川去與兒童一起作藝術活動，為中國宣明會主辦《四川地震災後兒童藝術自療計畫》。現因近期的經濟狀況，支持他們到國內演出的機構及基金會也削減了其對計劃的資助，這令到原本計劃到青川的二次活動也大受影響。
青年劇團「回歸舞台」有見及此，願意在二月份的演出﹝人民英雄﹞中，捐助其一部份的收入、好讓他們的團隊能成行。籌款演出詳情如下：………
（來源：香港戲劇協會）
簡述了事件的「背景」：國內機構及基金會削減了資助，活動大受影響。
表明了寫作的「目的」：照知受文者關於青年劇團的決定，並說明演出詳情。