練習五：提出行動指示
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 學習目標： |
‧學習通告中不同的行動指示。 |
| ‧掌握撰寫「結尾」的技巧。 |
寫作指導
通告類文書除了要求受文者知悉事務內容外，有時候還會促請對方在閱讀通告後採取相應的「行動」；發文者給予受文者的指示，一般由「結尾部分」負責。「行動」的指涉範圍廣泛，不同的「行動」要求，其約制性和促請方法都有所不同。以下根據不同類型的「行動」分項說明：
| 「行動」指示 | 約制性 | 促請方法 |
| 遵守規則 | 高 | 要求受文者應該或必須遵守內文所提及的規則，促請對方加緊注意，或採取相應行動。 |
| 積極參與 | 中 | 呼籲受文者在閱讀通告後參與有關活動，並提供參與的方法。 |
| 事後查詢 | 低 | 指出受文者如有問題可向有關部門或人物查詢，並提供查詢方法。 |
發文者應根據通告所涉及的事務，提出適當的「行動」指示。以上三者之中，「事後查詢」最為常見，也適用於大部分通告類文書，提供查詢方法讓受文者進一步了解事務的詳情。「遵守規則」則適用於指令性、指引性的文書；「積極參與」則適當於宣傳性文書。另外，也有只作知照，而毋須提出「行動」指示的情況，一般只在結尾加上「敬希垂注」、「敬請注意」等語句收結。
示例一：遵守規則
……
本公司將於下月正式實施「彈性上班時間」，敬請各同事按自己的工作崗位，依時上班；本部門也會實施相應的考勤制度，監察同事的守時情況。
特此通告
榮福有限公司全體同事
人事部總經理
邱清兒
邱清兒
2011年9月18日
明確指出公司實施新制度的時間，並要求同事遵守；簡潔地傳情達意，指示和要求十分明確。
示例二：積極參與
……
為了方便業委會監察社區活動安排，以及讓各委員藉此活動加強與居民的溝通，上述活動的部分名額已預留各委員認購，每名委員最多可購票四張。有意參加者請填妥下附回條並於2010年6月26日（星期六）前交回本處。若有任何查詢，請致電xxxx-xxxx與本處高級物業主任馬小明先生聯絡。
特此通告
康樂花園業主委員會委會
物業處經理
何志華 謹啟
何志華 謹啟
2010年6月22日
邀請受文者參與活動，並說明參與的條件、申請的方法等，讓受文者可依照指示「行動」。
示例三：事後查詢
……
我們將透過學校分發上述資料予全港第一屆就讀新高中（中四）的學生及學校教師。此外，這些資料也將上載至本局網頁（www.xxx.www）之內，以供瀏覽。如有查詢，可致電xxxx-xxx與謝小組聯絡。
特此通告
各中學教師
香港教育中心傳訊經理
李麗麗 謹啟
2009年10月12日
2009年10月12日
文書只是知照受文者有關安排（向學校派發小冊子），並無特別的「行動要求」。在結尾可提供查詢的方法或資料，以便受文者進一步了解詳情。