寫作練習
我們在練習二至練習五學習了「標示知照重點」、「陳述關鍵訊息」、「闡述詳細內容」、「提出行動指示」四個寫作通告類文書的步驟。現在，仍以「香江大學發出惡劣天氣上班安排通告」的情境，把文章的「標題」、「起首」、「主體」和「結尾」組織起來，寫成一篇完整的通告類文書。
＊ 所有答案必須填寫
參考答案
惡劣天氣上班安排通告
時值颱風、暴雨的季節，天文台隨時可能因惡劣天氣影響而發出颱台或暴雨訊號。同事應注意惡劣天氣警報發出時的上班安排，並根據相關指引返回工作崗位。
根據政府發出的指引，當天文台發出惡劣天氣的訊號，應按照以下指引決定上班情況：
- 八號或以上颱風訊號／黑色暴雨警告訊號於早上6:15前生效，所有同事毋需上班。
- 八號或以上颱風訊號於上班期間生效，所有同事應根據部門主管指示離開學校；黑色暴雨警告訊號於上班期間生效，所有同事應留在安全地方，直至訊號取消。
- 當上述訊號取消後，同事應盡可能返回工作崗位；同事須考慮當時的天氣情況，以及可否於當日正常工作時間結束前三小時返回學校。
- 如因天氣、地點、交通等問題而未能返回學校，應知會部門主管有關情況。
同事應熟知在惡劣天氣訊號生效時的上班安排，並時刻注意天文台的天氣消息，審慎考慮當時的天氣及交通情況後，決定是否返回工作崗位。部門主管則應向需要輪班工作，或有特別工作安排的同事溝通，決定是否如常工作。如有何任查詢，可致電XXXX-XXXX與人事部主任陳嘉儀小姐聯絡。
以上通告
香江大學全體員工
人事部經理
李海冰 謹啟
2011年X年X日
結構、組織及格式
「標題」簡潔地道出此通告是關於「惡劣天氣上班安排」，直截了當。
首段交代了發文背景和目的，扼要地指出受文者必須注意的事項。
- 運用「點列式」分述各個細項，綱目分明。
- 內容編排是根據「重要到次要」的邏輯關係順序陳述，配合受文者的理解與閱讀習慣。
呼應前文，指出同事應根據上述情況遵守有關規定。
「結束語」和「受文對象」。
「下款」寫出發文者職位、身份、名字，還有啟告敬語。
「發文日期」須具「年」、「月」、「日」。
內容
「起首部分」陳述了關鍵訊息：
- 天文台在此季節隨時可能發出惡劣天氣警報。（背景）
- 同事應注意惡劣天氣警報發出時的上班安排。（行動）
「主體部分」從以下各環節構思：
事情：
天文台發出惡劣天氣訊號的情況。
理據：
政府指引、天文台發出的惡劣天氣訊號。
安排：
上班安排、與部分主管溝通等。
「結尾部分」指出同事根據上述情況應遵守的事項，加強通告的「約制性」；最後提供查詢方法。
修辭及語氣
- 應要做到客觀、實事求是，陳述有關事務、安排、細則等，不宜加入任何私人感情，更不應有誇張、虛浮的語氣。
- 由於本通告主要目的是通知香江大學職員注意「惡劣天氣訊號」生效時的上班安排，措辭方面應注意以下兩項：
(1) 說明「上班安排」時，應清晰、明確地列述各項安排，指出受文者應該或不應該做的事情，可用「惡劣天氣訊號生效時，所有同事應該……」、「……各同事須……」、「如因天氣、交通……，同事必須……」、「同事應盡可能……」等語句。
(2) 呼籲同事「注意和遵守上班安排」時，則可以用得體而客套的語氣，請求同事按通告的意願行事，可用「敬請同事注意……」、「有請同事盡量……」、「如有任何查詢，可（請）致電……」等語句。
- 通告是以傳達重要訊息，使受文者了解、遵守相關事項為主要原則，因此撰寫時要注意選用淺白、簡明的語言，讓受文者容易理解，並按指示或要求行動。
練習五：提出行動指示