學習目標: | ‧認識通告類文書的格式規範。 |
‧掌握通告類文書的結構及組織。 |
練習二至練習五介紹了「通告類文書」的基本寫作步驟,主要部分有「標題」(喚起注意)、「起首」(關鍵訊息)、「主體」(詳細內容)和「結尾」(促請行動),而文章的格式及結構大體上都是按此順序鋪排的。
格式方面,不同機構團體所發出的「通告類文書」,基於行政或存檔的需要,其格式體制各有不同。例如政府機構的通告,一般在篇首寫上檔案編號和發文部門等資料,而普通的私人機構則未必有此體制。以下是「通告類文書」一般包含的格式要素:
標示通告的性質與內容,具有「標示知照重點」的作用。一般採用較大的字體標示。可以簡要地點出其性質,例如「特別通告」、「重要公告」等;也可以概括描述全文內容,例如「召開股東大會通告」、「恒峰花園業主立案法團工程招標公告」等。要求簡單、直接,讓受文者容易注意,並立即了解通告內容梗概。
位於正文之後,用以表示全文結束,並帶出「受文者」。多用「特此通告」、「以上通告」、「此佈」等套語。也有省略不用的情況。
寫於「結束語」之後,標示此文的寫作對象。一般會寫出「對象機構+對象群組」,如「仁安公司全體員工」、「香江大學全體同學」等。也有省略不用的情況。
寫於「受文者名稱」之後,靠於正文右下角。一般會寫出「發文機構+發文者職位+發文者姓名+啟告語」。如內文已提及機構名稱,「發文機構」可省掉。
寫上發文日期,宜包含「年」、「月」和「日」。