自學練習
通告類文書
練習六:安排格式結構
學習目標: ‧認識通告類文書的格式規範。
  ‧掌握通告類文書的結構及組織。
寫作指導

練習二至練習五介紹了「通告類文書」的基本寫作步驟,主要部分有「標題」(喚起注意)、「起首」(關鍵訊息)、「主體」(詳細內容)和「結尾」(促請行動),而文章的格式及結構大體上都是按此順序鋪排的。

格式方面,不同機構團體所發出的「通告類文書」,基於行政或存檔的需要,其格式體制各有不同。例如政府機構的通告,一般在篇首寫上檔案編號和發文部門等資料,而普通的私人機構則未必有此體制。以下是「通告類文書」一般包含的格式要素:

(1) 標題:喚起注意
(2) 起首:關鍵訊息

(3) 主體:詳細內容
(4) 結尾:促請行動
(5) 結束語
(6) 受文者名稱
(7)發文者署名
(8) 發文日期
(1) 標題:

標示通告的性質與內容,具有「標示知照重點」的作用。一般採用較大的字體標示。可以簡要地點出其性質,例如「特別通告」、「重要公告」等;也可以概括描述全文內容,例如「召開股東大會通告」、「恒峰花園業主立案法團工程招標公告」等。要求簡單、直接,讓受文者容易注意,並立即了解通告內容梗概。

(2) 起首:
  • 起首部分具有「陳述關鍵訊息」的作用,抓住受文者的印象,讓受文者了解這篇通告的寫作背景、寫作目的,以及受文者的行動。此部分的篇幅不宜冗長,力求扼要,精簡道出發文的原委,並讓受文者理解事情的關鍵訊息。
  • 在一些簡短、扼要的「通告類文書」中,「起首部分」可能已佔全文篇幅,而沒有「主體」和「結尾」部分。
(3) 主體:
  • 主體部分擔當「闡述詳細內容」的作用,主要是承接「起首部分」詳述相關事項、細則、安排等,使受文者深入了解事件的全貌。撰寫時可根據「事情」、「理據」、「安排或結果」的邏輯順序說明。
  • 假如內容涉及複雜的條款、細則,可採用「點列式」「表格式」的寫法,逐一臚列有關事項,使綱目分明。
  • 敘述事情講求簡單、直接,「主體部分」可以從簡,與「起首」或「結尾」合為一段,甚至不寫。
(4) 結尾:
  • 結尾部分主要負責「提出行動指示」,當中包括遵守相關守則、鼓勵參與活動、歡迎事後查詢等,按寫作目的而要求受文者採取相應的「行動」。
  • 在某些情況下,例如只要求受文者知悉通知內容,則毋須加上此部分。
(5) 結束語:

位於正文之後,用以表示全文結束,並帶出「受文者」。多用「特此通告」、「以上通告」、「此佈」等套語。也有省略不用的情況。

(6) 受文者名稱:

寫於「結束語」之後,標示此文的寫作對象。一般會寫出「對象機構+對象群組」,如「仁安公司全體員工」、「香江大學全體同學」等。也有省略不用的情況。

(7) 發文者署名:

寫於「受文者名稱」之後,靠於正文右下角。一般會寫出「發文機構+發文者職位+發文者姓名+啟告語」。如內文已提及機構名稱,「發文機構」可省掉。

(8) 附註:

寫上發文日期,宜包含「年」、「月」和「日」。