學習目標: | ‧認識建議書的格式規範。 |
‧掌握建議書的結構及組織。 |
假如建議書是直接交到寫作對象手上,多會採用「信函」的形式撰寫,即包括「稱謂」、「標題」、「內文」、「發文者名稱」和「發文日期」;也有採用「傳統書信」的形式,即附有「啟首語」(如「敬啟者」)和「收束語」(如「此致+受文對象」)。也有一些建議書不是直接交給特定人物的,而是利用報章、網頁發表,引起關注,那就一般會省卻「稱謂」一欄,其他格式則一概保留。
下面呈示建議書的格式範本:
「稱謂」需寫明受文者的名稱和職銜,置於首行頂格;有需要時可加上所屬機構,以及「提稱語」,例如:「勞工處處長XXX先生鈞鑒」、「慈愛協會會長XXX女士台鑒」等。
假如採用「傳統書信」式,則首行改為「啟首語」(如「敬啟者」),並於正文之後加上「收束語」,並於「此致」後寫上受文對象的機構及名稱。 如採用「非書信」式,則無須加上稱謂。
「標題」標示全文主旨,概括有關建議的事項。一般置於「稱謂」之後,置中;也有置於「稱謂」之前的。可用「建議……」、「有關……的建議」、「……建議書」等不同的寫法,以簡明、務實為主,無須加上任何修飾、花俏的用語。
「引言」緊接標題之後,用以交代寫作原委、當前問題,以及寫作目的,主要起提綱挈領之用。根據不同的需要,引言的小標題有時會採用「目的」、「前言」、「序言」等文字標示。
「主體」是分析問題、提出建議的部分,是全文核心所在。一篇建議書主要分為兩個部分:
有部分建議書,只為特定項目而提出建議、說明計劃,而毋須分析問題。無論哪一種寫法,都宜把重點分段論述,並附以「小標題」、「序號」等,使綱目分明,層次清晰。
「結語」是全文完結前的收束部分,作用是總結全文,概括要旨,並請求受文者接納建議,讓議案能落實執行。如用「信函」形式撰寫,則以客氣、恭敬的語氣請求對方考慮接納;如用「非信函」形式撰寫,則以客氣、得體的語氣,請求有關當局關注。
即「署名」,置於正文之後,靠右書寫。應標示發文者的機構名稱、職銜和姓名。如是「信函」,可加上「啟告語」以示尊重,如「謹啟」、「謹上」等;如非「信函」,則毋須加上啟告語。
「發文日期」置於發文者名稱之後,傳統靠左書寫,但現代書信也有置於署名下方的,亦無不可。應寫上「年」、「月」、「日」等資料。