自學練習
直銷信
練習八:安排格式結構
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香港舞蹈團是一間致力推廣中國舞蹈文化的慈善及非牟利機構。最近有意加強推廣,招攬更多會員,推動舞蹈文化。假設你是香港舞蹈團宣傳部主任葉一鳴,試參考以下資料,撰寫一封直銷信,呼籲更多人加入該團體。
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閱讀資料一
香港舞蹈團「以舞會友」

「以舞會友」的成立,是為了進一步推廣及普及中國舞蹈藝術,加強大眾對舞蹈表演的認識和欣賞興趣,凝聚更多觀眾支持香港舞蹈團的活動。同時,我們亦希望借助中國舞蹈,鼓勵更多會員了解中國博大精深的文化。

喜愛中國舞蹈及文化的您,請即下載「會員申請表」,填妥後連同劃線支票郵寄到香港皇后大道中345號上環市政大廈8樓「以舞會友」收。個人會員年費港幣100元正;優惠會員* 年費港幣60元正,查詢請電3103-1809。

「以舞會友」專享優惠包括:

  • 優先訂購香港舞蹈團節目門票,可享有高達七折的購票優惠;
  • 新/續會會員均可獲贈精美禮品一份;
  • 報讀由香港舞蹈團舉辦的舞蹈課程 (暑期課程除外)可享有高達八折的優惠;
  • 以特別優惠價購買香港舞蹈團紀念品;
  • 免費獲取香港舞蹈團宣傳刊物及節目資料;
  • 多個不同機構的購物優惠**。
如欲了解更多詳情,可瀏覽「香港舞蹈團」網頁:http://www.hkdance.com/ver2/
註*:全日制學生、六十五歲或以上高齡人士、殘疾人士。(申請時請附有關証明文件副本)
註**:各項優惠將會詳列於會員之迎新信內。

參考答案
熱愛舞蹈文化的朋友:
以舞會友,一起推動中國舞蹈文化!

中國舞蹈文化源遠流長,派系眾多,姿態萬千,是十分重要的文化瑰寶。假如您也熱愛中國舞蹈文化,我們誠意邀請您加入成為「香港舞蹈團」之會員,以舞會友,共同推動中國舞蹈文化!

香港舞蹈團於1981年由前市政局成立,致力推廣中國舞蹈文化,並於2001年4月正式註冊成為慈善及非牟利機構。成立至今已排演超過一百套深受觀眾歡迎、享譽舞蹈界的作品,例如《邊城》、《斑斕蜀風》、《童話之王——永遠的孩子》等。本舞蹈團除了在本地演出外,也經常巡迴國內及海外交流演出。

我們成立了「以舞會友」會員組織,目的是為了進一步推廣和普及中國舞蹈藝術,加強大眾對舞蹈表演的認識及欣賞興趣,凝聚更多觀眾支持香港舞蹈團的活動。現在加入「以舞會友」可尊享的優惠包括:

  • 優先訂購香港舞蹈團節目門票,可享有高達七折的購票優惠;
  • 新/續會會員均可獲贈精美禮品一份;
  • 報讀由香港舞蹈團舉辦的舞蹈課程 (暑期課程除外)可享有高達八折的優惠;
  • 以特別優惠價購買香港舞蹈團紀念品;
  • 免費獲取香港舞蹈團宣傳刊物及節目資料;
  • 多個不同的機構購物優惠註1

加入「以舞會友」,能讓您享有更多機會、更多優惠欣賞中國舞蹈文化,滿足對藝術文化的渴求,成就藝術人生。現在就請立即登入本舞蹈團網頁:http://www.hkdance.com/ver2/,填妥「會員申請表」,並連同劃線支票郵寄到香港皇后大道中345號上環市政大廈8樓「以舞會友」收;個人會員年費港幣100元正;優惠會員註2年費港幣60元正。如有任何查詢,請電3103-1809。

香港舞蹈團宣傳部主任
葉一鳴 謹啟
2011年X年X日
註1:各項優惠將會詳列於會員之迎新信內。
註2:全日制學生、六十五歲或以上高齡人士、殘疾人士。(申請時請附有關証明文件副本)
結構、組織及格式
「上款」運用親切的稱呼,如「熱愛舞蹈文化的朋友」等。
「標題」能指出來信目的及全文要旨,且具吸引力。
起首表明來函目的,或運用推銷策略引起受文者關注。
  1. 分段說明「舞蹈團成就」、「以舞會友」、「會員優惠」、「申請方法」等各項,條理清晰,互不複沓。
  2. 按上述順序鋪排文章內容,以達到最佳的推銷效果。
首尾呼應,或運用推銷策略加強受文者加入的意欲,並提供申請方法。
「下款」寫上「職位身份」、「姓名」及「啟告語」。
「發文日期」須具「年」、「月」、「日」。
內容
表明邀請加入成為「香港舞蹈團」的會員。
簡介香港舞蹈團的成就、貢獻。


  1. 說明「以舞會友」成立的目標。(特色)
  2. 列述加入「以舞會友」所得到的優惠。(功效)


  1. 帶出加入「以舞會友」所得到的好處。(誘因)
  2. 呼籲對方加入成為「香港舞蹈團」的成員。
  3. 呼籲對方加入成為「香港舞蹈團」的成員。
附註說明相關細則、條件。
修辭及語氣
  1. 多運用具親切、誠懇感情色彩的詞匯,讓對方感到被重視、被尊重,例如可尊稱對方為「您」、「閣下」等;或加修飾語「親愛的」、「熱愛舞蹈文化的」等。
  2. 由於本信函主要的目的是邀請對方加入成為香港舞蹈團的會員,並通過介紹本會成就、會員優惠等,帶出「誘因」,行文用詞方面應注意以下三方面:
    • 介紹本會成就時,應實事求是地陳述,讓對方認識本會的成就和貢獻,可作適度的自詡,但不宜採用虛浮、誇大的態度;可用「本會是……的團體」、「本會一直以來致力……」、「本會曾舉辦多項……」、「……有關活動深得各界讚賞/獲得一致好評……」等語句。
    • 說明優惠時,則如實、清晰地把有關條目陳述出來,遣詞用字力求清晰;可用「新會員可享有……」、「以特別優惠……」、「可優先參加……」等語句。
    • 呼籲對方加入時,應以誠懇、親切的態度,點出加入的好處,希望與對方一起推動藝術文化;可用「本會誠意邀請您……」、「加入成為會員,將讓您享有……」、「現在就請登入……」、「……就讓我們一起推動藝術文化……」等語句。
  3. 全文用詞、造句力求親切、得體、客氣,讓對方感到舒服,沒有「硬銷」的意圖。