自學練習
建議書
練習五:分析當前問題——主體(1) 返回內容擬寫目錄
學習目標: ‧學習具體、理性地分析問題。
  ‧掌握「分析問題」的技巧。
寫作指導

建議書的「主體」包括「分析問題」和「提出建議」兩部分;其中分析問題是為了讓受文者深入了解問題成因,並為建議提供有力的支持。本練習我們先談「分析問題」的寫作原則。

此部分與「創意解難」思考模式相應的,是「辨識問題⇒搜尋資料⇒分析原因」的過程,即是把問題產生的原因及影響,以及搜尋資料以為佐證的過程,用文字表達出來。大體有以下原則:

  1. 分點列述問題
    分點、分段列述問題,而每段只集中討論一個問題;這樣有助文章結構明晰,突顯撰文者能有條理地思考及論述,加強說服力。
  2. 運用「小標題」
    適當運用「小標題」突出問題重點,使人一目了然;假如篇幅較多,可用序號編排各個要點(如「1.1、1.2、1.3……」、「甲、乙、丙…」等),使人容易掌握層次的分佈。
  3. 仔細分析問題
    仔細分析各個問題的成因、問題所蘊含的意義,以及帶來的影響等;目的是讓受文者瞭解問題的存在,並且亟待解決。
  4. 附以論據支持
    在「搜尋資料」的過程中,發掘問題的成因及影響;在寫作時,便應援引這些資料作為論據,用以支持自己的論點。當然,論點與論據必須合乎邏輯,文章才有說服力。

寫作時應注意理性分析、客觀論述,不宜加入虛假的陳述、主觀的臆測,或為了堆砌問題,而無病呻吟,否則只會影響受文者的印象,減低建議的成效。

示例
何偉強董事:
2007年營銷策略建議

在過去一年,本店在經濟漸漸復甦的大環境下,盈利得到正面增長,然而仍然與我們當初擬定的盈利目標,存在頗大差距。2007年即將來臨,我們計劃作出一系列營銷策略的調整,以期吸引消費者到本店消費,提高經營效益。

一、本店經營問題分析
1﹒目標顧客群定位不清晰

我們在過去一年的成績未達理想,首要反思是目標市場的定位;目標顧客群定位不合理,是導致效益不佳的主要原因。本店位於新界一個消費水準較低的區域,附近居民消費能力一般不高;本店以經營海鮮菜餚為主,價格相對較高,與多數居民的收入水準並不相符。此外,本店的硬體水準和服務品質在本區都是上乘的;我們以中高檔次作為營銷方針,面向的卻是中下檔次的消費群,自然未能對本區居民構成消費吸引力。

2﹒知名度小,宣傳不足

本店雖然屬於金龍集團旗下的酒家,但社會上對本店的集團背景卻不甚瞭解。根據本部門於上月的街頭訪問,有78%的居民不了解本店的集團背景,甚至有32%居民把我們與其他競爭對手混淆。究其原因,我們認為是本店宣傳力度不足,除了在開業時做過短期的宣傳外,便再也沒有任何宣傳活動,這導致知名度偏低。

二、周圍環境分析

儘管本區的整體消費水準不高,但本店具有獨特的地理優勢:本店位於康樂道與顯華道交界,交通方便,人多車多,又毗鄰多所中學。然而,我們一直忽視了學生這個消費群。雖然學生沒有收入,但未必沒有經濟能力,如果我們可以提供適合學生的產品,以低價吸引他們惠顧本店,有助擴充客源。

三、競爭對手分析

本店周圍沒有與我們類似的酒家,卻有不少茶餐聽、快餐店、粥麵店等,雖然它們未必具備與我們相等的競爭實力,但是其「低檔」、「價廉」的特色吸引了大量居民和學生。綜觀來說,他們的經營情況應是不俗的;我們雖然裝潢和服務都不錯,但由於市場定位的錯誤,實際的經營狀況並不理想,因此在競爭上偏向劣勢。

……
引言
這裏再次以「金薈軒海鮮酒家」的建議書為例。引言概述了酒家現時的經營情況,並帶出所面對的經營問題。
分點列述問題
共分開三個層次分析問題,包括:
  1. 本店的經營問題
  2. 周圍環境
  3. 競爭對手
能夠從不同角度分析問題,探討經營不善的原因。
小標題
運用「小標題」帶出重點問題,文章綱目清晰,層次分明,使人一目了然。
仔細分析問題
能夠仔細地分析問題的成因,例如第一點分析了經營不善的原因是目標客群定位不清晰,價格較高。
附以論據支時
能夠附以論據支持自己觀點;例如第二點有關宣傳不足的問題,就舉出「街頭訪問」的結果,用具體數據反映本店知名度不足。這也為下面的建議提供了有力的支持。

現時部份建議書都沒有詳細分析當前的問題,或只用若干文字輕輕帶過,這可能顧及決策者或上位者公務繁瑣,未必有足夠時間了解建議事項的背景及問題成因。然而,分析當前的問題、提供適當的背景資料、附以充分的理據,讓受文者有充分的掌握,就提高建議接納的機會而言,是有一定的需要的。