「稱謂」需寫明受文者的名稱和職銜，置於首行頂格；有需要時可加上所屬機構，以及「提稱語」，例如：「勞工處處長XXX先生鈞鑒」、「慈愛協會會長XXX女士台鑒」等。

假如採用「傳統書信」式，則首行改為「啟首語」（如「敬啟者」），並於正文之後加上「收束語」，並於「此致」後寫上受文對象的機構及名稱。 如採用「非書信」式，則無須加上稱謂。

「標題」標示全文主旨，概括有關建議的事項。一般置於「稱謂」之後，置中；也有置於「稱謂」之前的。可用「建議……」、「有關……的建議」、「……建議書」等不同的寫法，以簡明、務實為主，無須加上任何修飾、花俏的用語。

「引言」緊接標題之後，用以交代寫作原委、當前問題，以及寫作目的，主要起提綱挈領之用。根據不同的需要，引言的小標題有時會採用「目的」、「前言」、「序言」等文字標示。

「主體」是分析問題、提出建議的部分，是全文核心所在。一篇建議書主要分為兩個部分：

有部分建議書，只為特定項目而提出建議、說明計劃，而毋須分析問題。無論哪一種寫法，都宜把重點分段論述，並附以「小標題」、「序號」等，使綱目分明，層次清晰。

「結語」是全文完結前的收束部分，作用是總結全文，概括要旨，並請求受文者接納建議，讓議案能落實執行。如用「信函」形式撰寫，則以客氣、恭敬的語氣請求對方考慮接納；如用「非信函」形式撰寫，則以客氣、得體的語氣，請求有關當局關注。

即「署名」，置於正文之後，靠右書寫。應標示發文者的機構名稱、職銜和姓名。如是「信函」，可加上「啟告語」以示尊重，如「謹啟」、「謹上」等；如非「信函」，則毋須加上啟告語。

「發文日期」置於發文者名稱之後，傳統靠左書寫，但現代書信也有置於署名下方的，亦無不可。應寫上「年」、「月」、「日」等資料。