不同的「通告類文書」有不同的名目和使用範圍，使用時需要視乎實際情況而定；一般來說，考慮的因素主要是事情的大小、緩急、時效，以及寫作對象等。「通告類文書」的例子如下：
通告
香港中學文憑考試
2012年首次保送學生參加考試申請
2012年首次保送學生參加考試申請
根據本局於2008年9月25日頒發的「香港中學文憑考試規則」，學校必須先經香港考試及評核局預先批准，方可參加香港中學文憑考試。學校亦須於舉行考試前三年，即2009年3月向考評局遞交有關申請。
本局已向所有學校派發香港中學文憑考試2011年首次保送學生參加考試申請表及考試場地表格各一份，供學校使用。在遞交申請時，學校須提供證明資料，並根據教育局之註冊規則提供有關課程的資料，同時承諾遵守本考試之考試規則。請特別留意2012年首次保送學生參加考試申請表內的第三部分中，第一至四項有關派出教員擔任與考試有關之職務、提供校舍及設備供考評局舉辦本考試之用途，以作為參加本考試的規則。填妥的表格經校長及校監／校管會主席簽署後，請於2009年3年31日或以前交回本局。
如有任何問題或查詢，可致電XXXX-XXXX與學校考試及評核部XXX先生聯絡。
特此通告
各中學校長
學校考試及評核部總經理 XXX
2009年3月3日
2009年3月3日
（來源：香港考評及評核局，3/2009；為便於教學，文字略經刪改。）
標題
標示發文機構、通告事項。
標示發文機構、通告事項。
起首部分
交代寫作目的，並指出受文者應遵守的事項。
交代寫作目的，並指出受文者應遵守的事項。
主體部分
詳述通告的內容，主要有三個重點：
詳述通告的內容，主要有三個重點：
- 已向學校派發申請表及場地表格；
- 學校保送學生參加考試須遵守的規則；
- 遞交表格的期限。
結尾部分
提供查詢的方法。
提供查詢的方法。