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通告類文書

「通告類文書」是指機關團體向相關人士、公眾發佈政策、措施或重要事項,所使用的文書類別。內容主要是大眾需要遵守的事項,一般具有行政約束力或法律效力;也有的是大眾需要周知的事項,期望對方弄清事件因由、事務安排、行政決策等,以便日後處理。

通告類文書大致包括「通告」、「通函」、「公告」等幾種,其寫作方法大同小異,主要根據使用範圍和寫作對象而有不同的名稱。以下就這三項通告類文書作簡單比較:

類別 使用範圍 寫作對象
通告 政府 專指一些公佈恆久有效的政策或規定,一般只供內部閱覽的文案。 一般是公務人員。
民間社會 機關團體用以發佈各大小消息的文件,用途非常廣泛。 相關人士、公眾。
通函 政府 用以公佈臨時性、時效不長的消息或決定。 一般是公務人員。
民間社會 較具規模的機構(如公營機構、上市公司)用以召開大會、發佈重要決定、公佈業績等。一般機構甚少使用「通函」。 相關人士、公眾。
公告 政府 向社會大眾宣佈重要事項或政策。 公眾。
民間社會 機關團體向公眾發佈重大事項的文案,也可稱之為「佈告」。 公眾。