自學練習
通告類文書
練習九:注意修辭語氣(三)
<寫作指導寫作練習>
學習目標: 掌握通告類文書句意表達的技巧。
寫作指導

寫作「通告類文書」,除了注意措辭、語氣、態度等方面之外,也需要注意句子的整體意思。

由於「通告類文書」以陳述事項、處理公務為主,撰寫時應直陳其事、直截了當,提升閱讀效率,使受文者易於理解,並按內容行事;不宜過於委婉曲折,東拉西扯,惹人煩厭。另外,陳述事項時應客觀、平和,以事實為根據,毋須對個別人事過於恭維,更不應針鋒相對,或人身攻擊。

示例一
為了讓社會更加公正與公平,請各位尊重知識版權,小心處理上述由本電台製作的節目,特別在涉及商業利益的層面上,謹請注意。
本電台擁有所有網上製作的一切版權,上述節目絕不可作商業用途。
解說: 原句運意過於委婉,失卻了警示的語意;應用直接的意思指明「不可作商業用途」。

示例二
在許家明主席的英明領導下,本公司錄得收益約七千萬港元,較去年增加30%。
本公司宣佈今年錄得收益約七千萬港元,較去年增加30%。
解說: 原句對個別人物過於吹捧,容易惹人反感;應只反映事實,作中肯的通知。

示例三
各申請者須於本星期六或以前回覆,切勿因閣下一時之疏忽大意,而耽誤了本處的工作進程
請各申請者於本星期六或以前回覆,逾期恕不受理
解說: 通告內並非不可向受文者發出警示,但應以事實為根據,以大眾利益為前提。原句只為發文者一己的方便提出警示,用意不妥;可簡單地指出「逾期恕不受理」,足以令受文者警惕。

<寫作指導寫作練習>