練習一：確定寫作目的
 學習目標： |
‧認識撰寫通告類文書的不同目的。 |
| ‧掌握確定寫作目的的技巧。 |
寫作指導
當機關團體打算發佈消息、提出告示，以喚起注意、知照受文者時，都需要發佈「通告類文書」；當中「喚起注意、提出知照」是最基本，也是最重要的寫作目的。如何能夠喚起注意？如何把要表達的訊息有效地傳遞給受文者？這是構思一篇「通告類文書」的焦點問題。在構思寫作內容之前，我們必須先弄清具體的寫作目的。
在撰寫通告類文書之前，為了確定寫作目的，可從以下角度思考：
- 需要處理甚麼事務？（事件？活動？業績？決定？）
- 以甚麼身份和立場撰寫？（身份：個人？團體？／立場：客觀？宣傳？）
- 對象是誰？（組織內的人士？社會大眾？）
構思時，我們可以把以上思考重點臚列出來，以助自己理清事務，確定寫作目的。
示例
實際事務：2009年，中華電力有限公司鑒於利息處於極低水平，穩定基金結餘下降，所衍生的利息不足以繼續向客戶提供電費回扣。
身份和立場：中華電力有限公司
寫作對象：客戶
寫作目的：中華電力有限公司宣佈不會繼續向客戶提供利息回扣。
身份和立場：中華電力有限公司
寫作對象：客戶
寫作目的：中華電力有限公司宣佈不會繼續向客戶提供利息回扣。
中華電力客戶通告
鑒於近期利率持續處於極低水平，以及中華電力電費穩定基金結餘下降，導致基金所衍生的利息下跌至紀錄新低；因此，中華電力由2009年5月6日起將不會繼續向客戶提供每度電0.8仙之利息。
中華電力以兩個獨立帳目分別處理電費穩定基金以及由基金衍生的利息。有關之基金利息一直以回扣方式惠及客戶。惟現時利率處於極低水平，加上電費穩定基金的結餘下降，因而所衍生的利息不足以繼續向客戶提供回扣。若利息在未來回復充足的水平時，中華電力將可恢復向客戶提供回扣。
我們將隨電費單致函所有客戶，通知有關改變。若閣下需要進一步資料或協助，勸迎聯絡中華電力客戶服務熱線中心、客戶服務或商業客戶中心及所屬客戶服務經理或瀏覽www.clponline.com.hk。
（來源：中華電力有限公司，2/5/2009）
標題簡潔地標示了寫作的「對象」和「文類」。
具體地根據「實際事務」，道出寫作目的，傳達重要訊息：不會繼續向客戶提供利息回扣。
交代了暫停提供利息回扣的原因，讓受文者了解該「事務」的來龍去脈。