自學練習
通告類文書
練習七:注意修辭語氣(一) 返回措辭技巧目錄
<寫作指導寫作練習>
學習目標: 掌握通告類文書的措辭技巧。
寫作指導

發出通告的目的是向大眾知照事項,或要求對方遵守,或呼籲對方參與,或要求對方注意。由於內容多具行政或公務性質,因此態度和語氣力要客觀、平實、中性,不偏不倚;而又為了準確地傳情達意,措辭也講求準確、淺白,使受文者便於閱讀,容易理解;句子運意則講求直截了當,實事求是。本章先談談「態度」及「語氣」的原則。

撰寫「通告類文書」,雖然往往有特定的身份(署名)和立場,但由於涉及行政公務,一般是「去個人化」,即發文者是代表所屬部門、機構、組織等發出通告的。因此,行文態度要力求客觀、中立,以「第三者」的敘述角度陳述或闡明事項;語氣要平實、中性,切忌主觀偏激。

示例一
感謝閣下閱讀本通函我們誠意提示您注意香港金融管理局於2008年10月23日向一些零售銀行發出的信件。
本函目的是提請 貴機構注意香港金融管理局於2008年10月23日向一些零售銀行發出的信件。
解說: 原句不必要地使用客套、親切的用語;應平實、客觀地指出通函的「目的」,說明受文者應注意的事項。

示例二
我宣佈校董會剛於12月11日的會議上,通過調整「新架構」下教學與非教學人員的薪酬架構。
大學校董會剛於12月11日的會議上,通過調整「新架構」下教學與非教學人員的薪酬架構。
解說: 原句使用了「我」的第一人稱;應用第「第三者」的敘述角度闡明事項,做到「去個人化」。

示例三
將垃圾拋出窗外是極其討厭的行為,不但有損居住環境,亦可能危及他人安全,非常自私自利
將垃圾拋出窗外,不但有損居住環境,亦可能危及他人安全,後果嚴重
解說: 原句態度、語氣偏激,予人不客觀的感覺;應實事求是地道出「理據」和「後果」,以務實、中立的態度提出警示。

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