自學練習
通告類文書
練習八:注意修辭語氣(二) 返回措辭技巧目錄
<寫作指導寫作練習>
學習目標: 掌握通告類文書的措辭技巧。
寫作指導

「通告類文書」一般都是公開的,通過刊登、上載、張貼、廣播等方式,讓大眾明白應當遵守和注意的事項。為了準確傳達意思,讓受文者容易明白,行文措辭應注意以下原則:

  • 用詞準確,避免引起受文者誤解;
  • 措辭通俗、易懂,讓大部分人都能理解文書內容;
  • 遣詞造句應力求清晰、簡潔,切忌冗長繁瑣。
1﹒用詞準確
董事局宣佈本年度營業額由300萬元增加約400萬元
董事局宣佈本年度營業額由港幣300萬元增加至港幣400萬元
解說: 原句使人質疑是「增加至400萬元」,還是「增加了400萬元」;也應加上貨幣單位,以求精準。

請校方盡早派發證書予考生,並核對證書上的個人資料
請校方盡早派發證書予考生,並通知考生核對其證書上的個人資料
解說: 原句使人質疑是「校方」核對,還是「考生」核對;理清動作的「施事者」或「受事者」,清楚說明「誰」是行動的執行者。

2﹒措辭通俗、易懂
歲月如流,星霜將換,宜緊拴門前鎖鑰,慎防樑上君子。
年近歲晚,各家各戶應做好防盜措拖,以防小偷。
解說: 原句措辭典雅,又使用典故,不便理解;應使用淺白的詞彙表達。

對於以上指引,各位應奉命唯謹,無忝所受,以此為盼。
敬請各位遵守以上指引,讓工作順利完成。
解說: 原句使用文言片語,措辭既不通俗,語氣也顯得凝重;應轉用平實、淺白的措辭語句。

3﹒遣詞造句應力求清晰、簡潔
現邀請名列認可公共工程承建商名冊內獲准承投道路及渠務工程的丙組承建商承投這次招標項目。
現邀請承建商承投這次招標項目,唯必須名列認可公共工程承建商名冊內,獲准承投道路及渠務工程(丙組承建商)。
解說: 原句十分冗長,一句之內包含太多訊息,使人不易讀懂;應把個別意思拆成分句,並用連接詞銜接起來,有需要時可用「括號」作補充說明。

本通函旨在通知各小學及中學有關「網上交易安全」的事宜,並邀請各小學及中學的老師和學生參與這次「網上交易安全」活動
本通函旨在通知各小學及中學有關「網上交易安全」的事宜,並邀請各校師生參與是次活動
解說: 原句把上一分句的概念,在下一分句中重覆提及,略嫌冗贅;在不影響理解的前提下,可概括為簡潔的短語(各校師生),或使用「指示代詞」(是次)代指曾出現的概念,使語句簡潔,方便受文者閱讀。

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