自學練習
建議書
練習六:提出具體建議——主體(2) 返回內容擬寫目錄
學習目標: ‧學習提出切實可行的建議。
  ‧掌握「提出建議」的技巧。
寫作指導

分析問題後,就是要針砭問題,提出具體可行的建議;這也是建議書中最重要的部分,也即「尋求解答」。

「提出建議」與「分析問題」的基本寫作原則大體一致,都是要求條分縷析地把建議臚列出來,有效利用分點分段、設「小標題」、舉出理據等方法,支持自己的觀點;除此之外,還有一些需要特別注意的原則:

  1. 回應「問題」,提出「建議」
    根據前面所分析的問題,在建議中逐一回應,提出具針對性的方案。這種寫法有兩個好處:
    一、做到有的放矢,既能揭示問題,也能提出解答,予人思考完備的感覺;
    二、做到前後緊密呼應,結構嚴謹。
  2. 建議須切實可行
    一篇負責任的建議書,不是隨便拋出幾個方法,便要求受文者接受;而是應事先審慎評估方案是否切實可行:如「否」,則不應提出,或另覓可行的方案;如「是」,則應詳細、具體地說明執行的方法,或輔以佐證,或舉以實例,增加說服力。
  3. 語言表述的邏輯嚴謹
    注意語言表述的邏輯,必須嚴謹、合理,使人容易理解;特別是「問題」與「建議」之間的因果關係,即為甚麼特定「問題」會衍生相關「建議」,而「建議」為甚麼又能解決「問題」,必須清晰、嚴謹地表述出來。
  4. 立場客觀
    提出建議時應客觀、認真,實事求是,所有方案都應該是在分析實際情況的基礎上提出的,不宜偏激。

示例
……(前文見練習五「示例」。)
四、2007年營銷策略建議

營業部於上星期召開了特別會議,探討來年營銷策略應該如何轉變,以提高本店的經營效益;根據上述分析,我們提出以下建議:

1﹒改善菜單款式

過去我們以經營海鮮菜餚為主,來年我們應該提供更多元化的菜餚,以迎合顧客的口味和消費力。這樣看似把本店改造成沒有特色的酒家,其實不然。我們可以在各個菜系中擇其「精華」,把具代表性的菜餚選入其中,並根據市場和季節的變化作出適當調整;有了這些大眾菜,我們便能為顧客提供更多的選擇,吸納更多客源。

2﹒降低菜餚價格

既然提供大眾菜,在菜餚價格上便應該有所調整;高檔次的菜餚價格可以維持不變,大眾菜則以較低的價錢提供。如此,既能保留原有的顧客,也有助吸納更多較低檔次的顧客。

3﹒提供優惠套餐

我們可以提供不同組合的優惠套餐,例如以2人套餐、4人套餐、8人套餐的方式推出,人數越多價格相對越低,這樣可以吸引顧客消費。另外,我們又可以提供「學生午市優惠」,推出甚至比市價更低的午市優惠套餐,以吸引學生客源。

4﹒加強宣傳力度

為配合一系列的營銷策略,我們有必要加強宣傳力度。例如在區內廣派宣傳單張,讓更多居民知道新產品的推出;方法可以是在店門前派發、在商場內派發、在主要道路上派發,或直接投放於居民的信箱內。另外,也可以在途經本區的巴士和小巴上刊登廣告。更重要的是,宣傳單張或廣告上必須強調我們隸屬於金龍集團之下,讓市民了解本店實力雄厚,服務質素絕對有保證。

以上建議,希望能夠得到董事會的接納,並考慮施行,從而加強本店的競爭能力,提高經營效益,在來年創造良好的業績。

金薈軒海鮮酒家
營業部經理蘇志明 敬上
2006年12月1日
小標題:
運用「小標題」,明確標示「建議部分」,綱目清晰。
過渡段落:
可加插一個簡單的過渡段落,起承上啟下的作用,說明為了改善上述問題,希望提出以下建議。
回應「問題」,提出「建議」
文中的四個建議,都是針對前文分析的問題而提出的:
  1. 改善菜單款式
    回應目標客群定位不清晰的問題,迎合中下檔次消費群。
  2. 降低菜餚價格
    回應目標客群定位不清晰的、周圍環境、競爭對手等問題。
  3. 提供優惠套餐
    回應目標客群定位不清晰、周圍環境等問題。
  4. 加強宣傳力度
    回應知名度小、宣傳不足的問題。
建議切實可行
文中所提出的建議,包括改善菜單款式、降低價格、提供優惠套餐、加強宣傳等,都是切實可行,不難做到的。
語言表述的邏輯嚴謹
「問題」與「建議」關係緊密,又多用「應該」、「可以」、「有助」等用語,表達如何推行措施,以及推行的成效,容易讓人信服。
立場客觀
能根據實際情況提出具體的議案,以公司的利益為大前提。

撰寫建議書,必須掌握三個「有」:

是否「有必要」,取決於能否具有批判思維,找出急待解決的問題;「有依據」,則視乎分析問題和提出建議是否有根有據,足以支持自己的觀點;至於「有實效」,則指建議切實可行,有助解決實際問題。其次,語言表達清晰,陳述事件準確,論述嚴密,綱目分明,如此就可以構成一篇完整而得體的建議書。