自學練習
通告類文書
練習五:提出行動指示 返回內容擬寫目錄
學習目標: ‧學習通告中不同的行動指示。
  ‧掌握撰寫「結尾」的技巧。
寫作指導

通告類文書除了要求受文者知悉事務內容外,有時候還會促請對方在閱讀通告後採取相應的「行動」;發文者給予受文者的指示,一般由「結尾部分」負責。「行動」的指涉範圍廣泛,不同的「行動」要求,其約制性和促請方法都有所不同。以下根據不同類型的「行動」分項說明:

「行動」指示 約制性 促請方法
遵守規則 要求受文者應該或必須遵守內文所提及的規則,促請對方加緊注意,或採取相應行動。
積極參與 呼籲受文者在閱讀通告後參與有關活動,並提供參與的方法。
事後查詢 指出受文者如有問題可向有關部門或人物查詢,並提供查詢方法。

發文者應根據通告所涉及的事務,提出適當的「行動」指示。以上三者之中,「事後查詢」最為常見,也適用於大部分通告類文書,提供查詢方法讓受文者進一步了解事務的詳情。「遵守規則」則適用於指令性、指引性的文書;「積極參與」則適當於宣傳性文書。另外,也有只作知照,而毋須提出「行動」指示的情況,一般只在結尾加上「敬希垂注」、「敬請注意」等語句收結。

示例一:遵守規則
……

本公司將於下月正式實施「彈性上班時間」,敬請各同事按自己的工作崗位,依時上班;本部門也會實施相應的考勤制度,監察同事的守時情況。

特此通告

榮福有限公司全體同事
人事部總經理
邱清兒
2011年9月18日
明確指出公司實施新制度的時間,並要求同事遵守;簡潔地傳情達意,指示和要求十分明確。
示例二:積極參與
……

為了方便業委會監察社區活動安排,以及讓各委員藉此活動加強與居民的溝通,上述活動的部分名額已預留各委員認購,每名委員最多可購票四張。有意參加者請填妥下附回條並於2010年6月26日(星期六)前交回本處。若有任何查詢,請致電xxxx-xxxx與本處高級物業主任馬小明先生聯絡。

特此通告

康樂花園業主委員會委會
物業處經理
何志華 謹啟
2010年6月22日
邀請受文者參與活動,並說明參與的條件、申請的方法等,讓受文者可依照指示「行動」。
示例三:事後查詢
……

我們將透過學校分發上述資料予全港第一屆就讀新高中(中四)的學生及學校教師。此外,這些資料也將上載至本局網頁(www.xxx.www)之內,以供瀏覽。如有查詢,可致電xxxx-xxx與謝小組聯絡

特此通告

各中學教師
香港教育中心傳訊經理
李麗麗 謹啟
2009年10月12日
文書只是知照受文者有關安排(向學校派發小冊子),並無特別的「行動要求」。在結尾可提供查詢的方法或資料,以便受文者進一步了解詳情。