自學練習
通告類文書
練習六:安排格式結構
寫作練習
香江證券有限公司即將任命一位新的「首席財經顧問」,作為該公司顧問團隊之一。董事局秘書處擬以主席夏達華之名義,發佈公告一則,向公司內部宣佈該任命實況。假設你是秘書處的文書主任,試參考以下資料,擬寫這篇公告。
* 所有答案必須填寫
閱讀資料一
張詡文先生簡歷
  • 現年58歲,出生於香港。
  • 畢業於英國劍橋大學,主修金融及投資,先後獲得學士及碩士學位。
  • 曾於香江怡海集團任職財務部總經理,於2004年出任該集團的常務董事。
  • 現任安迪集團亞太區高級財經顧問及太平洋空運集團有限公司的獨立非執行董事。
  • 曾任東亞投資諮詢委員會委員、珠三角經濟合作委員會委會、劍橋大學香港舊生會主席。
閱讀資料二
新任「首席財經顧問」任命情況
  • 服務合約一年,由於2011年7月4日生效,至2012年7月3日終止。
  • 根據本公司薪酬章程細則,首席財經顧問可從本公司收取每年二十萬港元的酬金。
  • 職務主要為審核一切關於本公司的財經及投資項目,並提供專業意見;然該職位無權於董事會內動議或否決任何本公司的決策。
  • 本公司允許新任顧問於其他機構兼任職務,但以不損害本公司之利益為原則。
參考答案
委任首席財經顧問

本公司宣佈從2011年7月4日起,委任張詡文先生為「首席財經顧問」,合約為期一年。

張詡文先生現年58歲,出生於香港。畢業於英國劍橋大學,主修金融及投資,先後獲得學士及碩士學位。回港後,曾於香江怡海集團任職財務部總經理,並於2004年出任該集團的常務董事。張先生也曾任東亞投資諮詢委員會委員、珠三角經濟合作委員會委會、劍橋大學香港舊生會主席等。

張先生現於安迪集團亞太區擔任高級財經顧問,以及於太平洋空運集團有限公司擔任獨立非執行董事。

張先生已與本公司訂立一份服務合約,擔任本公司之「首席財經顧問」,合約由2011年7月4日生效,至2012年7月3日終止。根據本公司薪酬章程細則,首席財經顧問可從本公司收取每年二十萬港元的酬金。其職務主要為審核一切關於本公司的財經及投資項目,並提供專業意見;然而無權於董事會內動議或否決任何本公司的決策。本公司允許張先生於其他機構兼任職務,但以不損害本公司之利益為原則。

在此謹歡迎張先生加盟本公司,並祝願工作順利。也期望各同事與張先生通力合作,促進公司業務發展。

董事局主席
夏達華 啟
2011年X年X日
結構、組織及格式
「標題」道出全文重點,簡要,清晰。
「起首」交代發文目的。
  1. 「主體」詳細說明相關內容,分為三部分:張詡文簡歷、現在職務和任命情況。
  2. 由於本公告並非說明條款或細則,而是陳述簡歷、情況等,故宜以段落式撰寫。
  3. 從「理據」(簡履)到「安排」(任命情況),合乎邏輯順序。
寫上發文者「職位」和「姓名」,並加上「啟告語」。
「發文日期」須具「年」、「月」、「日」。
內容
「起首」簡述張詡文獲任命為首席財經顧問。
簡介張詡文的履歷,讓受文者對此人有所認識,並作為任命的「依據」。
說明任命的詳細情況,包括任期、報酬、職務與任命原則等。目的在於公開張詡文的任命情況,並讓同事有所配合。
「結尾」表示歡迎及祝願,並呼籲同事與張詡文通力合作。
修辭及語氣
  1. 應要做到客觀、實事求是,陳述有關事務、安排、細則等,不宜加入任何私人感情,更不應有誇張、虛浮的語氣。
  2. 由於公告主要的目的是宣佈張詡文先生獲任命為首席財經顧問,而根據閱讀資料內容,可在公告內介紹張詡文的履歷,以及說明任命情況。措辭方面,應注意客觀陳述,運用中性字詞表達意思,毋須誇讚其為人,也不宜運用感情色彩強烈的詞彙。語句可運用:
    「張詡文先生曾任職……」、「回港後,曾於多間機構任職……」、「張詡文先生已與本公司訂立一份服務合約……」、「職務主要為……」、「本公司決定/允許/委任……」等。
  3. 通告是以傳達重要訊息,使受文者了解、遵守相關事項為主要原則,因此撰寫時要注意選用淺白、簡明的語言,讓受文者容易理解,並按指示或要求行動。